Sommaire
:
1. Le risque d'accumulation de Dates de Rappel périmées
2. Nouvelle option de traitement N°49
permettant de conseiller ou d'imposer
la présence d'une Date de Rappel non périmée,
avant de quitter la fiche.
3. Au sommaire de Déclic News N°109
1.
Le risque d'accumulation de Dates de Rappel périmées
1.1 Exposé du problème de l'accumulation de Dates de Rappel périmées
Tous les utilisateurs assidus de Déclic le savent bien: si l'on est pas très
vigilent, le nombre de fiches avec des dates de rappel périmées (voir même
très périmées) ou non renseignées a inéluctablement
tendance à augmenter
Pourtant l'attention est portée sur ces fiches par une couleur bleu pour les
dates de rappel périmées et jaune pour les dates de rappel non renseignées;
de plus, les nombres de fiches à rappeler (nombre total et nombre de fiches
avec la date de rappel du jour) sont indiqués dans le titre de l'écran
"Liste des Fiches à Rappeler". Mais l'utilisateur a toujours tendance à ne
s'occuper que des fiches affectées de la date de rappel du jour ou d'une
date récente (fiches qui apparaissent en haut de la liste des Fiches à Rappeler) et à repousser à plus tard l'examen
des fiches comportant des dates de rappel anciennes.
D'autre part, plus le nombre de fiches affectées de dates de rappel périmées ou non
renseignées est grand, plus le travail nécessaire pour remédier à la
situation devient important, et moins l'utilisateur est tenté de s'y
"atteler".
Cette difficulté se présente également de façon aigue, dans le cas de la
remise en service d'une base de données inutilisée depuis plusieurs semaines
(ou mois). Dans ce cas la plupart des dates de rappel deviennent périmées.
Le principal risque de l'accumulation de Dates de Rappel périmées est
d'oublier des rappels importants parce qu'ils figurent trop bas dans la
liste des fiches à rappeler.
1.2 Solutions au problème de l'accumulation de Dates de Rappel périmées
1.2.1 Suppression des Dates de Rappel périmées se trouvant dans la
base de données
La solution radicale
consiste à parcourir toutes les fiches dont la Date de Rappel est périmée ou
non renseignée et de décider pour chacune d'elle :
. soit de lui affecter une date de rappel valide (postérieure ou égale à la
date du jour) si l'on estime qu'une action de prospection peut encore être
utile pour le prospect concerné,
. soit, de supprimer ou de prévoir la suppression ou l'archivage (par un
repérage approprié) de la fiche, si cette fiche n'a plus
d'intérêt dans la base de données,
. soit de renseigner à "Non" la date de rappel si l'on estime qu'une action
de prospection n'est pas utile dans l'immédiat pour le
prospect concerné, mais que l'on souhaite néanmoins le
conserver dans la base.
Pour parcourir ces fiches il est
souhaitable d'effectuer préalablement, un tri sur la Date de Rappel et de se
positionner sur la date du jour. En reculant (avec le bouton "Précédente")
on fait défiler les fiches dans l'ordre des Dates de Rappel décroissantes, ordre qui
est aussi celui de l'intérêt (pour le rappel) décroissant. En effet, les
fiches les plus intéressantes à vérifier et corriger sont les fiches dont la
Date de Rappel est récente (proche de la Date du jour); au contraire, les
dates de rappel anciennes (plus de 6 mois, par exemple) ne présentent que peu
d'intérêt et peuvent toutes être remplacées par "NON", à moins que l'on décide de
supprimer les fiches correspondantes.
Au cour de la rectification des Dates de Rappel on pourra, lorsque ces dates
deviennent suffisamment anciennes pour ne plus présenter d'intérêt, décider
de repérer toutes les fiches dont la date de rappel est encore plus ancienne
(avec un "repérage suivant 1 critère", la Date de Rappel), pour renseigner
systématiquement la Date de Rappel de ces fiches avec "NON" (à
l'aide de la fonction spéciale "Renseigner une zone des fiches repérées") ou supprimer
ces fiches (à l'aide de la fonction spéciale "Supprimer les fiches
repérées"). Ce renseignement automatique des Dates de Rappel qui ne présentent
plus d'intérêt (en raison de leur trop grande ancienneté) pourra souvent
faire gagner beaucoup de temps dans le processus de rectification des dates
de rappel périmées.
1.2.2 Empêcher l'introduction de nouvelles Dates de Rappel périmées
C'est la fonction de la nouvelle option de traitement N°46, décrite
ci-dessous, option qui permet soit de conseiller à l'utilisateur la présence d'une Date de Rappel non périmée,
soit de l'imposer.
2. Nouvelle option de
traitement N°46 permettant de conseiller ou d'imposer
la présence d'une Date de Rappel non périmée, avant
de quitter la fiche.
Le renseignement de la Date de Rappel est capital dans presque
toutes les utilisations du logiciel. Aussi plusieurs
utilisateurs nous ont demandé la possibilité d'imposer le
renseignement de la Date de Rappel.
C'est pourquoi nous avons introduit l'option de traitement N°46 :
. si l'option de traitement N°46 est
positionnée à "S" (pour Souhaité), l'utilisateur est informé
d'un oubli éventuel du renseignement de la Date de Rappel et un retour
sur la fiche pour rectification lui est conseillé (cf. figure
ci-contre).
. si l'option de traitement N°46 est positionnée à "I"
(pour Impérative), l'utilisateur est obligé de renseigner la Date de
Rappel. |
 |
Ces messages permettent un contrôle efficace du renseignement de la Date de
Rappel. Mais ils peuvent être contraignants pour les utilisateurs qui n'ont pas
la bonne habitude de renseigner systématiquement la Date de Rappel ou pour
ceux qui utilisent la base de données épisodiquement. Pour ces utilisateurs
l'option de traitement N°46 ne doit pas être validée (ni "S" ni "I").
Cette nouvelle option de traitement N°46 est intégrée dans la version 2010.2
Rev.2 que l'on peut la télécharger à l'aide du bouton "MàJ Internet" de
l'écran d'accueil.
3.
Au sommaire de Déclic
N°109
à paraître le 15 juin 2010 et des suivantes
.
Nouveau CD d'installation Déclic, à
utiliser le moins possible (privilégier l'installation Internet)
. Nouveau didacticiel
"Gestion des Rappels".
. Dé-doublonnage d'une base Déclic
. Service Déclic de dé-doublonnage et de mise en forme à la demande.
Les Déclic
Précédentes sont disponibles
à l'adresse:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm
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