DÉCLICN°115

Sommaire :
1. Nécessité d'un archivage périodique des fiches
2. Transfert des fiches périmées vers la "base Archive"
3. Création de la "Fiche archive". Intérêt et utilisation
4. Rappel des fonctionnalités utilisées pour l'archivage
5. Mise en service de la version 2011.1 de Déclic
6. Au sommaire de Déclic News N°116

L'importance et l'intérêt de l'Archivage de fiches, sujet qui a déjà été abordé dans les News N°103 et 71, nous conduit à reprendre cette question en détail. La méthode exposée est un excellent exemple de l'intérêt offert par les nombreuses fonctionnalités du logiciel Déclic 

1. Nécessité d'un archivage périodique des fiches

Dans une utilisation durable et soutenue du logiciel Déclic, on est constamment amené à introduire (notamment par importation) de nouvelles fiches. Par ailleurs, au cours de l'exploitation, il s'avère que certaines fiches se révèlent sans intérêt, soit parce que le prospect ne manifeste aucun intérêt pour les produits ou les services proposés, soit parce qu'il a disparu. Il est donc périodiquement nécessaire de supprimer d'une base de données de prospection les fiches devenues obsolète, sous peine de la voir s'alourdir inutilement. Cette opération peut notamment s'effectuer en début ou en fin d'année.
Nous déconseillons une suppression pure et simple (donc irréversible) des fiches devenues sans intérêt car il n'est pas rare de voir se réveiller un prospect que l'on croyait "mort" à jamais. D'autant plus que le transfert de ces fiches vers une base Archive est une opération simple et rapide, comme exposé ci-dessous.
Nous préconisons, au contraire, le transfert vers une base Archive décrit ci-dessous.

2. Transfert des fiches périmées vers la base Archive

2.1 Sélection ou Repérage des fiches à archiver

Il convient de définir préalablement les règles de sélection des fiches à archiver.
La méthode la plus simple et efficace consiste à utiliser un "Intérêt" ou un "Statut", baptisé par exemple "A archiver" pour repérer les fiches périmées. Le repérage de ces fiches s'effectuera alors tout au long de l'exploitation de la base de données, au moment du choix dans la boite de dialogue "Intérêt" ou "Statut".
On pourra utiliser d'autres critères. Par exemple, on pourra décider d'archiver:
. les fiches qui n'ont pas été mises à jour depuis plus de 2 ans,
. les fiches correspondant à une profession à laquelle on a choisi de ne plus s'intéresser.

Il faudra alors repérer successivement avec la même coche (ET logique) toutes ces fiches.

2.2 Transfert des fiches à épurer vers la base Archive

Le transfert consiste à copier les fiches à archiver dans la base Archive et ensuite à les supprimer de la base courante.
Une fois les fiches à archiver repérées par une coche, la copie s'effectue à l'aide de la Fonction Import-Export "Exporter vers une base Déclic" en utilisant la coche qui a servi au repérage.
La suppression s'effectue à l'aide de la Fonction Spéciale "Suppression des fiches repérées".
Nota: La seule information qui peut être perdue (si l'on n'y prend pas garde) dans les fiches archivées est le N° de fiche, puisque les fiches sont renumérotées automatiquement dans la base Archive. On peut palier cet inconvénient en recopiant, avant le transfert, le N° de fiche dans une zone disponible, la zone "Adresse3" par exemple, pour les fiches à transférer (repérées par la coche).

La copie du N° de fiche dans une autre zone peut s'effectuer avec la fonction spéciale de copie de zone ("Outils Paramètres"+"Fonctions spéciales"+"Contrôle Structuration des zones"+"Contrôles et traitements sur les zones de l'écran principal"+"Copie Zone1 dans2")

3. Fiche Archive: Fonctions et Intérêts. Modalités de création

3.1 Fonctions et Intérêt de la Fiche Archive

Les fonctions de la Fiche Archive sont de permettre de :
. garder, dans la base courante, l'essentiel du contenu des fiches archivées.
Comme le montre la figure ci-dessus la Fiche Archive est essentiellement constituée d'un tableau. Chaque ligne de ce tableau correspondant à l'une des fiches supprimées par l'archivage.  Les colonnes de ces lignes contiennent les informations principales des fiches. 
La Fiche Archive permet ainsi la consultation, dans la base courante, des informations essentielles des fiches supprimées, sous un format réduit (1 ligne par fiche), sans avoir à ouvrir la base "Archive".
. retrouver la trace d'une fiche archivée lors d'une recherche de cette fiche.
Par exemple, si la fiche correspondant à l' entreprise "Transroute" a été archivée donc supprimée de la base courante et transférée dans la base "Archive", une recherche sur la chaine de caractères "Transroute" permettra de constater que cette chaine figure dans la Fiche Archive et d'en déduire que la fiche "Transroute" existe et peut être retrouvée dans la base "Archive"
.  fournir (éventuellement) un lien direct permettant d'accéder à la fiche archivée.
Pour cela il faut disposer du numéro de la fiche épurée dans la base Archive. Le lien à utiliser sera alors le chemin de la base "Archive" suivi d'une virgule et du numéro de la fiche dans la base "Archive", lien placé, dans l'exemple de la figure, dans la zone "Complément d'entreprise". Un double clic sur ce lien provoquera l'ouverture de la base "Archive" et le positionnement sur la fiche recherchée.
Il est alors ainsi possible de retrouver rapidement l'intégralité de toute fiche archivée.

3.2 Modalité de création d'une Fiche Archive

Le tableau de la Fiche Archive peut se créer par une exportation, à partir de la base Archive, des fiches qui viennent d'y être insérées et qui sont repérées par la coche utilisée pour le transfert. Pour n'exporter que ces fiches, il convient d'avoir, dans la base Archive, préalablement au transfert, effacé la coche utilisée.
Le modèle utilisé pour cette exportation (nommé par exemple "archive.exp") devra contenir le N° de fiche de la base Archive, l'ancien N° de fiche de la base courante (préalablement copié, comme indiqué ci-dessus) et les champs correspondant aux colonnes souhaitées dans le tableau archive.  

Après ajustement de la largeur des colonnes (par approximations successives pour obtenir une présentation adéquate), ce tableau sera copié puis collé dans la zone des entretiens d'une fiche maximisée (sans correspondants) et titrée "Archive du ...".

On obtiendra alors, dans cette fiche, comme dans la figure ci-dessus, un tableau dont les colonnes correspondent aux zones du modèle de champ utilisé et les lignes à des fiches archivées (autant de lignes dans le tableau que de fiches archivées).
Les zones choisies pour les colonnes doivent être les zones les plus utilisées pour les recherches de fiches, afin de permettre, lors de recherches, de retrouver dans la fiche Archive la trace des fiches archivées.

3.3 Exemple d'utilisation de la Fiche Archive

 Supposons, par exemple, que l'on recherche le prospect dont l'email est "c.thevenot@vigie.adepa.fr" (Cf. figure ci-dessus). Une recherche sur cette chaine (cet email) positionnera sur la  Fiche Archive concernée et, dans cette fiche, sur l'email recherché, en surbrillance (voir la figure ci-dessus).

Pour retrouver l'intégralité de la fiche concernée ADEPA, il suffit de placer ",1784" (le N° de cette fiche dans la base Archive) derrière le chemin de la base Archive (comme cela a été fait sur la figure dans la zone "Complément entreprise") et de double-cliquer sur le chemin.

4. Rappel des fonctionnalités utilisées pour l'archivage

La mise en place d'une Archive de fiches, décrite ci-dessus, en plus de son intérêt intrinsèque relatif à l'archivage, présente l'avantage de fournir un exemple concret d'utilisation de nombreuse fonctionnalités du logiciel Déclic. Citons les principales: 

. Opérations sur les coches: effacement, ET logique.
. Utilisation du repérage par une coche pour limiter le champ d'une opération.

. Recopie d'une zone dans une autre zone (fonctions de "Contrôles et traitements sur les zones de l'écran principal").
. Exportation de fiches vers une autre base Déclic.
. Suppression de fiches repérées.
. Création et utilisation d'un modèle de champs.
. Exportation vers un tableau Excel.

. Recherche d'une chaîne de caractères et positionnement sur cette chaîne en surbrillance.

. Ouverture d'une fiche d'une base (avec une nouvelle occurrence de Déclic) par un double clic sur le chemin de la base suivi d'une virgule et du numéro de la fiche.

. Utilisation des fonctions "Optimisation des lignes de correspondants", fiche maximisée (sans correspondant).

La mise en place d'une Archive de fiches, constitue un excellent exercice d'utilisation avancée du logiciel.

5. Mise en service de la version 2011.1 de Déclic

La version 2011.1 est maintenant disponible. Elle est systématiquement proposée à l'ouverture du logiciel, avec la nouvelle méthode de Mise à jour décrite da la News N° 110.
Elle comporte toutes les dernières améliorations apportées au logiciel, notamment :

. le nouveau critère "Importance du Mémo", décrit dans Déclic News N°114
. l'accélération du lancement de Déclic et la nouvelle option "Boost", décrites dans Déclic News N°112.
. la nouvelle option de traitement N°46 permettant de conseiller ou d'obliger le renseignement d'une date de rappel avant de quitter une fiche, cf.  Déclic News N°111,
. le nouveau didacticiel "Gestion des Rappels", cf.  Déclic News N°111,
. la mise en surbrillance de la chaîne recherchée (au retour dans la fiche, après une recherche), cf.  Déclic News N°110,
. la mise à disposition du fichier de commandes Déclic.reg qui règle les problèmes d'ouverture de "fichiers chm" en réseau et d'affichages intempestifs de messages d'alerte à l'ouverture de documents Word,
 

6. Au sommaire de DéclicN°116 à paraître le 15 février 2011 et des suivantes

. Statistiques sur l'action commerciale (suivi des changements de statuts).
. Possibilité de valoriser le Chiffre d'Affaire potentiel d'une sélection de fiches.
. Dé-doublonnage d'une base Déclic.
. Service Déclic de dé-doublonnage et de mise en forme à la demande.

Les Déclic Précédentes sont disponibles à l'adresse:
www.declic-marketing.com/declic_news_historique.htm