1. Principales
causes de perte de données de prospection L'expérience montre que ces principales causes sont:
1.1. une erreur de l'utilisateur qui
soit efface malencontreusement une partie de la zone des
entretiens (ou d'une autre zone).
Rappelons que dans ce cas, l'opérateur a la possibilité de corriger son
erreur, s'il s'en aperçoit avant d'avoir changé de fiche, en utilisant
la fonction "Abandon des modifications" (cf. figure ci-contre),
soit supprime par erreur une ou plusieurs fiches,
malgré les multiples messages d'alerte.
1.2. un "bug" (défaut) de Windows ou du logiciel
Déclic, notamment,
lors du collage d'informations invalides (cf.
Déclic News 153),
lors d'un accès simultané de 2 utilisateurs à une même fiche.
Les fiches étant sauvegardés à chaque changement de fiche, un tel bug ne
provoque généralement que la perte des dernières mises à jour de la dernière
fiche travaillée.
Mais il se peut qu'il ne soit plus possible d'ouvrir la base. Il convient alors
de la réparer (cf.
Déclic News
168)
1..3. un virus ou malware
dont les conséquences sont
imprévisibles et peuvent aller jusqu'à la perte de toutes les données de
prospection.
2. Nécessité d'une sauvegarde périodique de la base Déclic
Toutes les informations relatives à la
prospection sont toutes contenues dans la (ou les) bases de données Déclic (y
compris les paramètres d'exploitation).
La sauvegarde des informations de prospection
(c'est à dire de la base Déclic, au format Microsoft Access et d'extension .MDB)
est donc une fonction essentielle du logiciel Déclic,
bien que les données soient en permanence conservées sur le disque dur (seules
les modifications apportées à la fiche en cours peuvent être éventuellement
perdues en cas de disfonctionnement) et que la base Déclic de type Microsoft
Access soit particulièrement "robuste".
Deux méthodes de sauvegarde sont proposées à chaque sortie du logiciel (cf.
figure ci-dessus):
. une copie de la base de données (troisième et dernière option),
généralement sur une clé USB, à un emplacement indiqué dans l'écran de
sauvegarde, pour un usage généralement immédiat. . une sauvegarde incrémentale, compressée (seconde option), au format
standard Windows CAB, dans un répertoire indiqué dans
l'écran paramètres (secteur sauvegarde). Les fichiers de sauvegarde, sous la
forme Base_JJ_MM_AA.CAB sont conservés (et non pas remplacés).
Le nombre de fiches modifiées (75 sur la figure) depuis la dernière sauvegarde est indiqué. Cette
indication devient rouge (comme dans le cas de la figure) si ce nombre
dépasse un seuil (60 sur la figure) spécifié lui aussi ans l'écran paramètres (secteur
sauvegarde).
Cette sauvegarde incrémentale simple et rapide (quelques secondes) est
vivement conseillée car il n'est pas toujours possible de détecter rapidement
les dégradations de certaines fiches. Dans
ce cas il faut pouvoir remonter à une sauvegarde antérieure à la dégradation, ce
que permet la sauvegarde incrémentale.
Un plan de sauvegarde doit être défini et appliqué, par exemple la
conservation d'une sauvegarde journalière pendant une semaine, hebdomadaire
pendant un mois, puis mensuelle.
3. Au sommaire de DéclicN°176
et suivantes: . Dé-doublonnage d'une base Déclic. . Amélioration de l'utilisation du
presse papier dans Déclic (conservation de l'historique)
Grâce à vos
suggestions, les logiciels Déclic évoluent et s'améliorent constamment.. Merci de
me communiquer vos remarques et critiques à :
virginie.s@declic-marketing.com
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Lettre éditée par Déclic Marketing Direct RC:Pontoise 404 441 776 Tel:01.30.30.60.70
N°175
Juin 2016
